Hay áreas de tu empresa que deben estar debidamente separas, para evitar “tentaciones” y “malos entendidos”… ¡Nunca juntes compras con pago a proveedores!

Hemos detectado que el asignar a la misma persona el pago a proveedores y hacer las compras, es una práctica muy común en un gran número de empresas, lo cual, de ninguna manera es aconsejable, ya que eso podría prestarse a que haya malos manejos, tanto en las negociaciones con los diversos proveedores como con la administración y el dinero de la empresa. En la medida de lo posible, procura que sean personas o departamentos distintos los que realizan dichos trabajos. También te aconsejamos que sistematices ambas acciones; con ello tendrás un manejo más eficiente y planificado de tus compras y podrás establecer relaciones más fructíferas con tus diversos proveedores. Uno de los primeros pasos, es definir con toda claridad el ciclo de compras. Ideas para Pymes asevera que el tener bien identificado el momento exacto para la adquisición de un producto o servicio, puede ser de gran ayuda en la administración del negocio, para el flujo de liquidez de este e incluso, la compañía se volverá más flexible y dinámica. También es muy recomendable llevar una excelente comunicación con aquellos proveedores que jueguen un rol preponderante para la empresa, de esta forma ellos se convertirán en aliados estratégicos para alcanzar los objetivos que te hayas planteado como negocio. Así que la constante y constructiva retroalimentación es una gran alternativa. La comunicación debe ser tan importante como la adquisición misma, de esta forma tu equipo de compras debe estar perfectamente enterado de todo el proceso. Corponet indicó que aunque parezca obvio, desafortunadamente muchas empresas no llevan a cabo esta práctica y por lo mismo se pierden de la posibilidad de mejorar dichos procesos. Otra valiosa recomendación es establecer alianzas con los proveedores clave, ya que, como comentamos, ellos juegan un rol estratégico. La mecánica para establecer alianzas ayuda a tener acuerdos a largo plazo, que reducen el tiempo de acuerdos y negociaciones y, a su vez, aseguran el suministro de los insumos más importantes. En este caso se puede firmar un contrato con ellos. En el caso del pago a los proveedores, es importante sistematizar el proceso. Emprender Fácil asevera que hay que tener el presupuesto disponible; siempre realizar la orden de compra; solicitar la emisión de la factura por parte del proveedor; asegurarse de haber recibido a conformidad (en cantidad y calidad), el producto o servicio por pagar; realizar la debida autorización del pago y hacer el pago y notificarlo a las partes interesadas. Los expertos auditores de CICDE, tienen el expertise para ayudarte a detectar las áreas de oportunidad de tu empresa, tanto en el proceso de compras como en el pago a proveedores. Escríbenos y con gusto te visitaremos en tus oficinas.